“Bu Lita, kami ingin memberikan ESOP untuk karyawan terbaik. Apa langkah awal yang harus diterapkan sebelum bicara soal saham dan dokumen hukum?”

Pertanyaan tersebut muncul berkali-kali dalam sesi konsultasi mengenai ESOP. ESOP sering dianggap sebagai hadiah, padahal sejatinya adalah instrumen bisnis yang harus dibangun di atas fondasi objektivitas, akuntabilitas, dan tata kelola sumber daya manusia yang matang. Perusahaan tidak dapat mengatur kepemilikan saham karyawan tanpa terlebih dahulu memastikan bahwa proses penilaiannya fair, transparan, dan selaras dengan tujuan perusahaan.

Perusahaan yang terburu-buru menerbitkan ESOP tanpa sistem evaluasi yang kuat pada akhirnya menghadapi tiga masalah:

1. karyawan merasa ESOP diberikan berdasarkan “kedekatan”, bukan kinerja;

2. pemegang saham mempertanyakan objektivitas alokasi;

3. struktur kepemilikan menjadi tidak stabil karena diberikan kepada orang yang tidak tepat.

ESOP bukan hadiah simbolis. ESOP adalah instrumen kepemilikan. Begitu saham diberikan, karyawan tidak hanya berstatus pekerja, tetapi juga pemegang saham dengan hak-hak yang melekat. Keputusan ini akan “mengikuti” perusahaan untuk jangka panjang, termasuk saat valuasi naik, investor baru masuk, atau perusahaan menuju IPO. Karena itu, sebelum menerbitkan ESOP, perusahaan perlu menerapkan enam prinsip kunci beserta dokumen pendukungnya. ESOP baru aman dijalankan ketika fondasi ini sudah kokoh

1.  Terapkan Penilaian Berbasis Kinerja yang Terstruktur

ESOP adalah bentuk penghargaan jangka panjang. Penerimanya harus dipilih melalui sistem evaluasi yang dapat dibuktikan secara objektif. Penilaian ini idealnya mencakup:

1. capaian Key Performance Indicators (KPI) per posisi

2. kontribusi strategis terhadap pertumbuhan perusahaan

3. integritas dan kepatuhan terhadap nilai perusahaan

4. rekam jejak penyelesaian proyek prioritas

5. stabilitas kehadiran dan kualitas kerja

Struktur penilaian yang tidak terdokumentasi berisiko menimbulkan klaim diskriminasi atau keberatan dari karyawan yang merasa lebih layak. Oleh karena itu, Perusahaan harus memiliki setidaknya dokumen-dokumen sebagai berikut:

1. Rekap KPI per karyawan untuk beberapa periode terakhir.

2. Performance appraisal report tahunan yang ditandatangani atasan.

3. Ringkasan kontribusi pada proyek strategis atau inisiatif penting perusahaan.

2. Tentukan Kriteria Eligibility secara Transparan

ESOP bukan program untuk semua orang, melainkanhanya untuk talenta yang berkomitmen jangka panjang dan telah melewati evaluasi kelayakan. Kriteria eligibility dapat meliputi:

1. masa kerja minimum

2. capaian performa minimal dalam periode evaluasi tertentu

3. rekomendasi dari atasan langsung dan komite manajemen

4. riwayat kedisiplinan dan kepatuhan kebijakan perusahaan

5. potensi strategis untuk menduduki posisi leadership

Kriteria tersebut harus dituangkan dalam ESOP Policy yang diumumkan ke internal agar tidak menimbulkan spekulasi dan persepsi ketidakadilan. Lebih lanjut, Perusahaan perlu mempersiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut:

1. ESOP Eligibility Criteria yang menetapkan syarat masa kerja, level jabatan, pencapaian kinerja, integritas, serta peran strategis.

2. Kebijakan HR yang mengaitkan ESOP dengan performance management dan disiplin kerja.

3. Memo atau nota dinas sosialisasi internal kepada karyawan mengenai prinsip umum kelayakan ESOP.

Dengan dokumen ini, perusahaan dapat menunjukkan bahwa prosesnya berbasis kriteria, bukan favoritisme.

3. Bentuk Komite Seleksi Independen

Keputusan penerima ESOP tidak boleh hanya berada di tangan satu orang. Komite seleksi diperlukan untuk menjaga integritas proses. Anggotanya dapat terdiri dari:

1. HR Manager

2. Direktur yang tidak terlibat langsung dalam pembinaan karyawan

3. perwakilan pemegang saham

4. Legal & Compliance sebagai pengawal governance

Komite ini bekerja dengan standar evaluasi yang sama, memastikan keputusan tidak bias dan dapat dipertanggungjawabkan.  Untuk memastikan validitas dan kinerja maksimal dari komite tersebut, Perusahaan perlu untuk mempersiapkan dokumen sebagai berikut:

• Surat Keputusan (SK) pembentukan Komite ESOP yang menunjuk anggota dari HR, Legal/Compliance, dan manajemen.

• Terms of Reference (TOR) atau mandat kerja Komite ESOP yang menjelaskan kewenangan dan ruang lingkup penilaian.

• Notulen rapat atau berita acara rapat komite yang mencatat proses pertimbangan dan rekomendasi kandidat.

Dokumen tersebutpenting untuk menunjukkan bahwa keputusan ESOP diambil melalui forum yang sah, bukan keputusan personal.

4. Bangun Sistem Rekam Jejak (Performance Record)

ESOP wajib ditopang oleh bukti. Perusahaan harus memiliki rekam jejak kinerja yang terdokumentasi, konsisten, dan dapat diaudit kembali. Komponen rekam jejak meliputi:

1. hasil performance review tahunan

2. laporan evaluasi kompetensi

3. catatan pencapaian proyek

4. catatan kedisiplinan dan kehadiran

5. feedback 360° bila perusahaan menerapkannya

Rekam jejak ini menjadi dasar legal dan moral atas alokasi ESOP. Beberapa dokumen yang sebaiknya tersedia:

1. Performance record lengkap yang berisi hasil evaluasi kinerja, termasuk bila ada penilaian 360 derajat.

2. Catatan disiplin dan kepatuhan, misalnya surat peringatan, laporan insiden, atau justru catatan penghargaan resmi.

3. Dokumentasi kontribusi penting, seperti laporan penutupan proyek besar atau inisiatif yang berdampak signifikan.

Tanpa rekam jejak tertulis, perusahaan akan sulit menjawab bila di kemudian hari alasan pemberian ESOP dipersoalkan.

5. Integrasikan Penilaian Kinerja dengan Rencana Jangka Panjang Perusahaan

ESOP adalah alat retensi jangka panjang. Sistem penilaian harus selaras dengan arah perusahaan. Integrasi dilakukan melalui:

1. penyelarasan KPI dengan roadmap perusahaan

2. penilaian kontribusi terhadap target pertumbuhan

3. penilaian potensi kepemimpinan jangka panjang

4. konsistensi budaya dan nilai perusahaan

ESOP akan efektif hanya bila diarahkan untuk memperkuat strategi perusahaan, bukan sekadar bentuk apresiasi ad hoc. Beberapa dokumen yang perlu untuk disusun Direksi untuk memastikan integrasi ini antara lain:

1. Roadmap bisnis 3–5 tahun yang menggambarkan prioritas pertumbuhan perusahaan.

2. Ringkasan “strategic talent assessment” yang memetakan peran kandidat ESOP dalam roadmap tersebut.

3. Notulensi rapat manajemen yang membahas posisi dan peran jangka panjang talenta kunci.

ESOP Dibangun dari Budaya Kinerja, Bukan Sekadar Angka Saham. Perusahaan yang ingin menerapkan ESOP harus memastikan sistem penilaian karyawan sudah objektif, kredibel, dan terdokumentasi. ESOP yang baik tidak dimulai dari notaris atau dokumen hukum. ESOP dimulai dari budaya kerja yang terukur, governance yang konsisten, dan proses evaluasi yang adil. Setelah fondasinya kuat, barulah dokumen ESOP dapat disusun tanpa risiko tata kelola.