“Bu Lita, bolehkah kami memotong atau menunda gaji karyawan karena ia sering tidak melaporkan penggunaan Cash Advance? Hal ini cukup mengganggu keuangan perusahaan, Bu.”
Cash Advance (CA) adalah dana yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk keperluan pelaksanaan tugas atau pembelian yang menunjang operasional. Dana ini bersifat sementara dan wajib dipertanggungjawabkan melalui laporan penggunaan disertai bukti transaksi.
Namun dalam praktiknya, tidak jarang terjadi keterlambatan, kelalaian, atau bahkan penyalahgunaan CA oleh karyawan. Hal ini tentu dapat berdampak negatif pada arus kas dan pengelolaan keuangan perusahaan.
Apakah Pemotongan atau Penundaan Gaji Diperbolehkan?
Berdasarkan Pasal 63 PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, pemotongan gaji hanya diperbolehkan untuk:
a. Denda
b. Ganti rugi
c. Uang muka gaji
d. Sewa rumah atau aset perusahaan
e. Utang atau cicilan karyawan
f. Kelebihan pembayaran upah
Pemotongan gaji tersebut harus didasarkan pada underlying documents sebagai berikut:
1) Untuk poin a, b, dan c: Harus diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan atau PKB.
2) Untuk poin d dan e: Harus ada berdasarkan kesepakatan tertulis.
Sedangkan untuk poin f dapat dipotong tanpa persetujuan karyawan.
Lebih lanjut, Pasal 65 PP No. 36/2021 juga menegaskan bahwa jumlah pemotongan upah tidak boleh melebihi 50% dari setiap pembayaran gaji bulanan. Ini berarti bahkan jika pemotongan diperbolehkan, Perusahaan tetap harus memperhatikan batas maksimum ini.
Dengan demikian, selain dari 6 alasan tersebut, pemotongan gaji tidak diperbolehkan, termasuk atas alasan keterlambatan pelaporan CA. Penundaan pembayaran gaji oleh Perusahaan juga tidak memiliki dasar hukum yang sah mengingat gaji adalah hak normatif karyawan yang harus diberikan secara teratur dan tepat.
Lalu bagaimana mengatasi masalah ini?
Untuk memastikan kepatuhan pelaporan CA, perusahaan dapat:
1. Mengatur kewajiban pelaporan CA secara tertulis dalam Peraturan Perusahaan, PKB, atau Perjanjian Kerja.
2. Menerapkan sanksi disipliner seperti teguran atau surat peringatan bagi pelanggaran.
3. Jika laporan CA tidak disampaikan dalam batas waktu tertentu, dana CA yang tidak dapat dipertanggungjawabkan untuk operasional dapat dikategorikan sebagai utang pribadi karyawan—dengan persetujuan tertulis Para Pihak dan pembayarannya disepakati bersama, salah satunya dapat dilakukan melalui pemotongan gaji bulanan.
Demikian, semoga bermanfaat!
