“Bu Lita, apakah dalam hukum ada bentuk baku somasi, Bu? Saya diminta menyusun surat somasi tagihan oleh atasan, tapi saya bukan orang hukum—khawatir salah langkah.”

Pertanyaan seperti ini sering sekali muncul dari rekan-rekan non-hukum yang mendapat mandat untuk menindaklanjuti wanprestasi mitra usaha, klien yang menunggak pembayaran, atau pelanggaran kontrak lainnya. Memang, surat somasi adalah alat penting yang harus disampaikan dengan benar agar bisa efektif dan memiliki kekuatan hukum.

Apa Itu Somasi?

Somasi adalah peringatan resmi secara tertulis yang diberikan kepada pihak yang dianggap lalai atau melakukan pelanggaran atas perjanjian, sebelum langkah hukum yang lebih tegas ditempuh, seperti gugatan di pengadilan. Somasi memiliki fungsi ganda: sebagai alat komunikasi yang menunjukkan itikad baik untuk menyelesaikan masalah secara damai, sekaligus menjadi bukti di pengadilan bahwa pihak yang mengirimkan somasi sudah memberikan kesempatan bagi pihak lain untuk memperbaiki atau menyelesaikan kewajibannya.

Dalam hukum positif Indonesia, somasi diatur secara normatif, antara lain dalam:

• Pasal 1238 KUH Perdata, yang mengatur tentang kelalaian debitur setelah diperingatkan;

• Pasal 1243 KUH Perdata, yang menjadi dasar untuk menuntut ganti rugi akibat wanprestasi.

Pentingnya Pengiriman Somasi oleh Pihak Internal

Menurut saya, pengiriman somasi oleh pihak internal perusahaan sangat penting untuk menunjukkan bahwa persoalan masih dalam tahap penyelesaian awal dan tensi masalah belum sampai ke level yang tinggi. Ini juga memberi sinyal bahwa perusahaan masih berusaha menyelesaikan sengketa secara internal dan damai. Hal ini sangat berbeda apabila somasi dikirim langsung oleh pengacara, yang biasanya menandakan eskalasi ke jalur hukum, sehingga tensi bisa meningkat dan kemungkinan berlanjut ke proses litigasi.

Apakah Ada Format Baku Somasi?

Hingga saat ini, dalam peraturan perundang-undangan Indonesia tidak ada format baku yang mengikat untuk surat somasi. Namun, agar somasi efektif dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, ada unsur dan struktur yang sebaiknya dipenuhi, terutama bila somasi tersebut akan dijadikan bukti dalam proses hukum.

Adapun unsur penting yang harus dimuat dalam somasi meliputi:

1. Identitas Lengkap Pengirim dan Penerima
   Nama, alamat, jabatan, dan informasi yang memudahkan identifikasi para pihak.

2. Uraian Kronologi Singkat
   Penjelasan singkat terkait kejadian atau peristiwa yang menjadi dasar somasi, agar pihak penerima memahami konteksnya.

3. Dasar Hubungan Hukum
   Misalnya mengacu pada kontrak, invoice, purchase order (PO), atau dokumen pendukung lainnya yang menjadi landasan tuntutan.

4. Tuntutan yang Jelas, Spesifik, dan Terukur
   Contohnya, permintaan pembayaran sejumlah tertentu, atau pelaksanaan kewajiban lain yang spesifik.

5. Tenggat Waktu Penyelesaian
   Umumnya diberikan antara 7 sampai 14 hari kalender sejak tanggal somasi dikirim.

6. Peringatan tentang Konsekuensi Hukum
   Memberi tahu apa yang akan terjadi apabila tuntutan somasi diabaikan, seperti kemungkinan gugatan atau tindakan hukum lainnya.

7. Tanda Tangan dan Stempel
   Tanda tangan pejabat berwenang dan stempel perusahaan (jika somasi atas nama badan usaha) untuk memperkuat otentisitas surat.

Bahasa yang Harus Digunakan

Bahasa dalam somasi harus jelas, tegas, dan tidak multitafsir agar tidak menimbulkan ruang debat yang tidak perlu. Contohnya:

• Ilustrasi A (Kurang Disarankan):
  “Kami meminta agar Saudara segera melakukan pembayaran atas tagihan senilai RpXX dalam waktu 7 hari kalender sejak Anda menerima surat ini.”
  Kalimat ini tidak tegas karena tanggal penerimaan surat bisa diperdebatkan sehingga tenggat waktu tidak pasti.

• Ilustrasi B (Lebih Disarankan):
  “Kami meminta Saudara melakukan pembayaran atas tagihan senilai RpXX dalam waktu 7 hari kalender sejak tanggal surat ini.”
  Kalimat ini tegas dan jelas karena tenggat waktu mulai dihitung sejak tanggal surat somasi.

Kapan Harus Meminta Bantuan Pengacara?

Meski somasi bisa disusun sendiri, ada kondisi yang sebaiknya langsung melibatkan pengacara untuk menghindari risiko hukum yang lebih besar. Pertimbangkan melibatkan pengacara apabila:

1. Nilai Sengketa Signifikan atau Berisiko Besar
   Proyek atau nilai transaksi yang besar bisa berdampak serius secara bisnis.

2. Isi Kontrak Rumit atau Dokumen Hukum Kompleks
   Perlu analisis hukum mendalam agar tuntutan tepat sasaran.

3. Hubungan Antarpihak Sudah Memburuk
   Komunikasi langsung bisa memicu konflik dan kesalahpahaman.

4. Tidak Ada Respons atas Somasi
   Jika somasi tidak ditanggapi, pengacara bisa membantu melanjutkan langkah hukum.

5. Pihak Lawan Melibatkan Pengacara Terlebih Dahulu
   Agar posisi hukum perusahaan tetap seimbang.

Penutup

Dengan memahami unsur dan struktur dasar somasi seperti di atas, rekan-rekan dari berbagai bidang non-legal dapat menyusun somasi secara mandiri dan profesional. Namun, bila menghadapi situasi yang kompleks atau strategis, konsultasi dengan pengacara atau divisi legal sangat dianjurkan demi menghindari risiko hukum yang tidak diinginkan.

Demikian informasi ini saya bagikan. Semoga bermanfaat dan dapat membantu Anda yang sedang menghadapi situasi terkait somasi.