“Bu Lita, sebenarnya perjanjian itu harus dibuat dalam bentuk notaris gak sih, Bu?”

Pertanyaan ini cukup sering muncul dalam kelas, konsultasi hukum, atau bahkan obrolan santai bersama pelaku usaha yang baru saja menyusun kerja sama atau kesepakatan bisnis. Di satu sisi, para pelaku usaha ingin memastikan bahwa dokumen perjanjian yang mereka buat benar-benar sah dan dapat diandalkan secara hukum. Di sisi lain, mereka juga mempertimbangkan efisiensi biaya, waktu, dan kebutuhan praktis.

Untuk menjawabnya, mari kita telaah secara sistematis.

A. Syarat Sah Perjanjian Menurut Hukum Indonesia

Menurut Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), sahnya suatu perjanjian ditentukan oleh empat syarat pokok, yaitu:

1. Kesepakatan para pihak;
2. Kecakapan hukum dari para pihak yang membuatnya;
3. Adanya objek tertentu; dan
4. Suatu sebab yang halal.

Selama keempat unsur tersebut terpenuhi, perjanjian yang dibuat—baik secara lisan, tertulis, atau hanya dalam bentuk dokumen biasa tanpa kehadiran notaris—sudah dianggap sah dan mengikat secara hukum. Perjanjian semacam ini disebut sebagai perjanjian di bawah tangan.

Namun, penting untuk dipahami bahwa sah secara hukum belum tentu memiliki kekuatan pembuktian yang kuat di hadapan hukum, khususnya jika perjanjian tersebut dipersengketakan di kemudian hari.

B. Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktian

Dalam praktik hukum acara perdata, kita mengenal istilah akta otentik, yaitu akta yang dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang; dalam hal ini, notaris; dengan memenuhi bentuk dan prosedur tertentu yang ditetapkan oleh undang-undang.

Akta notaris adalah bentuk dari akta otentik. Notaris tidak hanya hadir untuk menyaksikan, tetapi juga:

1. Menyusun isi perjanjian;
2. Membacakan isi akta di hadapan para pihak;
3. Memastikan bahwa para pihak memahami dan menyetujui isi dokumen;
4. Menyaksikan langsung proses penandatanganan; serta
5. Menyimpan minuta akta sebagai arsip resmi dalam protokol notaris.

Dengan proses tersebut, akta notaris memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna. Dalam sengketa, hakim akan menganggap bahwa isi dan tanggal akta tersebut benar, kecuali dapat dibuktikan sebaliknya. Dalam kondisi tertentu, akta notaris bahkan dapat memiliki kekuatan eksekutorial, artinya dapat dieksekusi langsung sebagaimana putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap, tanpa perlu gugatan terlebih dahulu.

C. Kapan Perjanjian Harus Dibuat dalam Akta Notaris?

Tidak semua perjanjian wajib dibuat dalam bentuk akta notaris. Namun, ada dua kondisi yang menjadikannya wajib atau sangat disarankan:

1. Diperintahkan oleh undang-undang
   Beberapa jenis perjanjian secara tegas harus dibuat dalam bentuk akta notaris misalnya Akta Pendirian PT berdasarkan UU No.40 Tahun 2007 tentang 2007, hal ini mengingat pendirian PT merupakan perjanjian dari para pendirinya.

   Jika tidak dibuat dalam bentuk akta otentik, maka perjanjian tersebut tidak akan memenuhi syarat administratif dan tidak dapat dilanjutkan atau didaftarkan secara hukum.

2. Untuk kebutuhan pembuktian atau perlindungan hukum yang maksimal
   Dalam transaksi bernilai besar, kerja sama jangka panjang, atau hubungan hukum yang berisiko tinggi, banyak pihak memilih untuk menggunakan akta notaris agar kedudukan hukum dokumen tersebut lebih kuat dan tidak mudah dibantah.

D. Tidak Menggunakan Akta Notaris: Apa Alternatifnya?

Dalam kondisi di mana perjanjian tidak diwajibkan berbentuk akta notaris, namun para pihak tetap ingin melibatkan notaris untuk memberi kekuatan tambahan, terdapat dua bentuk layanan lain yang sah dan diatur oleh Undang-Undang Jabatan Notaris, yaitu:

1. Legalisasi

Legalisasi adalah proses pengesahan tanda tangan yang dilakukan oleh notaris. Dalam proses ini:

1. Para pihak datang langsung ke hadapan notaris;
2. Mereka membawa dokumen yang sudah mereka susun sendiri;
3. Notaris memverifikasi identitas dan menyaksikan proses penandatanganan;
4. Notaris kemudian menerbitkan pernyataan bahwa tanda tangan tersebut benar dilakukan oleh pihak yang bersangkutan di hadapannya.

Notaris tidak menyusun atau bertanggung jawab atas isi dokumen. Legalisasi hanya berfungsi sebagai penguatan formal atas keabsahan tanda tangan dan tanggal penandatanganan.

2. Waarmerking

Waarmerking adalah pencatatan administratif dokumen ke dalam buku khusus milik notaris. Dalam proses ini:

1. Dokumen tidak perlu ditandatangani di hadapan notaris;
2. Para pihak cukup menyerahkan dokumen yang telah ditandatangani sebelumnya;
3. Notaris mencatat dokumen tersebut dan tanggal penerimaannya dalam register waarmerking.

Notaris tidak memverifikasi isi maupun tanda tangan, hanya mencatat bahwa dokumen tersebut telah didaftarkan pada tanggal tertentu. Waarmerking berfungsi sebagai bukti administratif bahwa dokumen tersebut pernah ada pada waktu tertentu dan telah dicatatkan oleh pejabat umum.

E. Akta vs Legalisasi vs Waarmerking: Apa Bedanya?

Berikut ringkasan perbedaan ketiganya:

F. Jadi, Apakah Harus ke Notaris?

Tidak. Tidak semua perjanjian harus dalam bentuk akta notaris.

Namun, pilihan bentuk perjanjian harus disesuaikan dengan tujuan, risiko, dan kebutuhan pembuktian dari transaksi yang dimaksud. Untuk transaksi sederhana dan hubungan kepercayaan tinggi, perjanjian di bawah tangan bisa jadi sudah cukup. Tetapi untuk kepentingan yang lebih besar, atau jika terdapat kewajiban hukum tertentu, keterlibatan notaris menjadi sangat penting.

Melalui pemahaman ini, pelaku usaha dan profesional non-hukum dapat mengambil keputusan yang lebih bijak dan efisien dalam menyusun perjanjian bisnis, tanpa mengabaikan aspek legalitas dan perlindungan hukum.