Pernah satu kali saya kedatangan seorang kawan, dia bercerita baru saja menyelenggarakan RUPS Luar Biasa (RUPSLB) dan hendak meminta bantuan saya untuk memproses lebih lanjut keputusan-keputusan dalam RUPSLB tersebut. Kawan tersebut bercerita bahwa pelaksanaan RUPSLB, karena kuorum pengambilan keputusan terpenuhi, meski tidak 100% hadir.

Namun, setelah saya cek Berita Acara RUSLB kawan tersebut, saya terkejut. Mengapa?

1. Berdasarkan Anggaran Dasar, tempat kedudukan perusahaan adalah di Jakarta Timur, namun kawan tersebut menyelenggarakan RUPS di Kabupaten Bogor. Menurut beliau, RUPSLB dilaksanakan di Kabupaten Bogor supaya diskusi menjadi santai, sambil menikmati indah dan segarnya udara puncak. Alasan yang masuk akal.

Namun, kawan tersebut lupa bahwa berdasarkan UU No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UUPT), pelaksanaan RUPS harus di tempat kedudukan perusahaan. Apabila ingin melaksanakan diluar tempat kedudukan perusahaan, maka yang harus dilakukan semestinya bukan RUPS, namun Pernyataan Keputusan Rapat (PKR) yang mana harus 100% pemegang saham hadir.

2. Berita Acara Rapat ditandatangani oleh seluruh pemegang saham yang hadir, namun sayangnya Ketua Rapat tidak menandatanganinya. Kesalahan kecil, namun secara formal membuat Berita Acara Rapat menjadi cacat. Mengapa?

Hal ini dikarenakan, berdasarkan Pasal 90 UUPT, setiap Berita Acara Rapat yang bukan dibuat oleh notaris WAJIB ditandatangani oleh Ketua Rapat dan 1 pemegang saham. Jadi, meskipun seluruh pemegang saham sudah menandatangani Berita Acara Rapat, namun bila Ketua Rapat tidak tanda tangan, maka formalitas dalam Pasal 90 UUPT tidak dipenuhi.

Yap, the devil is in the detail. Cukup dengan 2 kesalahan tersebut diatas, keputusan-keputusan dalam Berita Acara Rapat tidak dapat dieksekusi. Maka, saran saya, perhatikanlah hal-hal detail seperti ini.