Menteri Ketenagakerjaan baru saja menerbitkan Surat Edaran Nomor M/5/HK.04.00///2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja atau Buruh.
Terkait SE ini, HRD perusahaan wajib memperhatikan beberapa poin penting berikut:
1. Status Hukum SE: Bukan Produk Hukum, Tapi Tetap Menjadi Rujukan Resmi
Perlu dipahami bahwa Surat Edaran bukan merupakan produk peraturan perundang-undangan yang memiliki kekuatan hukum mengikat dan tidak disertai sanksi langsung jika dilanggar.
Namun demikian, SE ini tetap memiliki bobot sebagai rujukan operasional bagi Kementerian Ketenagakerjaan, Dinas Tenaga Kerja di daerah, dan Mediator hubungan industrial dalam menyelesaikan perselisihan.
Dengan demikian, meskipun tidak bisa dijadikan dasar sanksi, SE ini akan digunakan oleh pemerintah dalam menilai praktik ketenagakerjaan di perusahaan.
2. Ruang Lingkup SE: Lebih Luas dari Sekadar Ijazah
SE ini mengatur larangan penahanan Dokumen Pribadi milik pekerja yang dijadikan jaminan kerja. Sayangnya, SE ini tidak memberikan definisi atau setidaknya merujuk definisi daripada Dokumen Pribadi, melainkan hanya memberikan contoh dokumen pribadi seperti ijazah, sertifikat kompetensi, akta kelahiran, dsb.
Dengan tidak diaturnya maksud dari Dokumen Pribadi, maka saya pribadi berpendapat ruang lingkupnya bisa jadi sangat luas, yaitu:
1. Dokumen yang mengandung data pribadi pekerja (KTP, KK, NPWP, BPJS, dll),
2. Dokumen yang dimiliki oleh pribadi tersebut, terlepas mengandung data pribadi atau tidak.
Tentu saja dokumen yang dimaksud adalah dokumen yang dimiliki sebelum maupun setelah bekerja di Perusahaan. Oleh karena itu, HRD harus sangat berhati-hati bila menyimpan dokumen milik pekerja.
3. Kondisi Khusus Dokumen Pribadi yang Diperbolehkan untuk Ditahan
SE ini menyatakan bahwa penahanan hanya dapat dilakukan jika:
a. bukan sebagai jaminan bekerja,
b.diperoleh dari pelatihan/pendidikan yang dibiayai perusahaan b. Sudah diatur secara tertulis dalam perjanjian kerja
c. dilakukan untuk alasan mendesak yang dibenarkan hukum
d. wajib dikembalikan, dan harus diganti rugi jika hilang atau rusak
4. Tindakan Pencegahan yang Harus Diambil oleh HRD
Untuk memitigasi risiko hukum yang timbul akibat penyimpanan dokumen untuk keperluan HRD, maka HRD perlu untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Tinjau ulang praktik penahanan dokumen, termasuk SOP onboarding yang masih mensyaratkan penyimpanan dokumen asli.
Dalam hal ini, HRD sebaiknya berpedoman pada prinsip pelindungan data pribadi dalam hal pengumpulan dan pemrosesan data seperti:
i) Prinsip Persetujuan : Apabila HRD ingin menyimpan Dokumen Pribadi bekerja, bukan dalam ruang lingkup penahanan, namun penyimpanan data karyawan, maka harus dibuat secara tegas dan persetujuan dan tujuannya. Ini untuk memitigasi risiko adanya kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.
ii). Prinsip Data Limitation: Pengumpulan dan penggunaan data pribadi harus dibatasi hanya untuk tujuan tertentu yang sah dan diinformasikan kepada pemilik data.
iii). Prinsip Data Minimization: kembalikan, hapus atau musnahkan data yang tidak lagi diperlukan untuk keperluan HRD.
b. Memperbaharui perjanjian kerja, atau tambahkan perjanjian kedinasan yang mengatur:
i) Kewajiban masa kerja setelah pelatihan
ii) Konsekuensi jika resign dini (misalnya pengembalian biaya pelatihan)
iii) Pengembalian dokumen pelatihan dalam batas waktu yang ditentukan
c) Simpan dokumen salinan, bukan dokumen asli, kecuali ada dasar hukum dan perjanjian tertulis yang sah.
Dengan memahami dan menerapkan SE ini, HRD membantu perusahaan menjaga kepatuhan hukum, meningkatkan kepercayaan karyawan, dan membangun reputasi perusahaan yang bertanggung jawab.
Demikian, semoga bermanfaat!
