Tata cara pengambilan keputusan oleh Para Pemegang Saham telah diatur dalam UU No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UUPT) yang mana dapat dilakukan dengan 3 cara:
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
2. Pernyataan Keputusan Rapat (PKR)
3. Keputusan Sirkuler Para Pemegang Saham (Sirkuler)
Namun, dalam praktiknya saat saya membantu klien menuangkan keputusan Para Pemegang Saham, masih banyak yang belum paham atas 3 cara tersebut, kapan dan bagaimana harus digunakan, berikut perbedaannya secara singkat:
1. RUPS
a. Wajib ada undangan yang ditujukan kepada Para Pemegang Saham sesuai ketentuan UUPT/Anggaran Dasar.
b. Undangan wajib memuat agenda yang akan didiskusikan. Apabila dalam pelaksanaan RUPS Para Pemegang Saham hendak menambah agenda rapat maka penambahan/pembahasan tersebut tidak bisa dilakukan kecuali disetujui oleh 100% pemegang saham dalam perusahaan (bukan cuma yang hadir pada saat itu)
d. Lokasi RUPS wajib di tempat kedudukan perusahaan atau tempat perseroan menjalankan kegiatan utamanya.
c. Berita Acara Rapat wajib ditandatangani oleh Ketua Rapat dan salah satu pemegang saham yang hadir dalam RUPS (kecuali ditetapkan lain oleh AD).
2. Pernyataan Keputusan Rapat (PKR)
a. Tidak perlu ada undangan karena agar dapat membuat PKR, 100% pemegang saham dalam perusahaan harus hadir.
b. Pelaksanaan PKR boleh diluar tempat kedudukan perusahaan, namun tetap wajib berada di wilayah teritori Indonesia.
Misalnya: Perusahaan berkedudukan di Kota Jakarta Selatan, apabila seluruh Para Pemegang Saham mengambil keputusan di Aceh Besar, maka hal tersebut sah. Namun, apabila Para Pemegang Saham mengambil keputusan di Pulau Jeju, maka PKR tidak sah.
c. Kuorum pengambilan keputusan sesuai UUPT/AD, tidak harus 100% seluruh pemegang saham.
3. Sirkuler
a. Tidak perlu ada undangan karena isi dari sirkuler sudah dirancang terlebih dahulu entah oleh pemegang saham atau direksi, sehingga dokumen tersebut bisa dikirimkan ke para pemegang saham di berbagai wilayah yang berbeda.
b. Pengambilan keputusan dengan mekanisme sirkuler wajib mendapatkan persetujuan 100% pemegang saham dalam perusahaan.
c. Opsi pengiriman dokumen Sirkuler dapat dengan 2 cara sebagai berikut:
(i) Dokumen sirkuler bisa dikirim berurutan, misal 1 dokumen dikirim ke pemegang saham A di Kemang, Indonesia, kemudian dikirim ke pemegang saham B di London, kemudian dikirim ke pemegang saham C di Milan. Dokumen yang sudah ditandantangani oleh semua pemegang saham dikirim ke Direksi Perusahaan di Indonesia.
(ii) Dokumen sirkuler dikirim 3 rangkap. 1 rangkap dikirim ke pemegang saham A di Kemang, 1 rangkap dikirim ke pemegang saham B di London, dan 1 rangkap dikirim ke pemegang saham C di Milan. Dalam hal skema ini diterapkan, nantinya akan ada 3 dokumen sirkuler yang masing-masing ditandatangani oleh pemegang saham.
Demikian sekilas perbedaan antara RUPS, PKR dan Sirkuler. Semoga bermanfaat!
