Bu Lita, kami dalam jangka waktu dekat akan menyelenggarakan RUS Tahunan (RUPST). Hal apa yang harus kami perhatikan ya, Bu?”
Penyelenggaraan RUPST merupakan salah satu kewajiban Direksi untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas operasional perusahaan, terutama kepada pemegang saham. Oleh karena itu, pelaksanaan RUPS harus sesuai dengan ketentuan UUPT, Anggaran Dasar dan prinsip Good Corporate Governance.
Adapun bagi Direksi dan Dewan Komisaris sendiri, pelaksanaan RUPST merupakan kesempatan untuk mendapatkan pelepasan dan pembebasan (acquit et de charge) atas seluruh pelaksanaan tugas jabatan yang dilakukan selama tahun buku yang dibahas dalam RUPST.
Berikut ini hal yang harus diperhatikan dalam persiapan dan pelaksanaan RUPST:
✅ Do
1. Susun dan sahkan agenda RUPS melalui rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris
Agenda RUPST harus disusun bersama Direksi dan Dewan Komisaris untuk memastikan semua tindakan tercakup dalam laporan pertanggungjawaban dan pengawasan mereka.
2. Pastikan Laporan Tahunan tersedia di kantor Perseroan sebelum pelaksanaan RUPS
Laporan tahunan wajib tersedia di kantor Perseroan sejak panggilan RUPS agar dapat diperiksa oleh pemegang saham, sesuai Pasal 66 ayat (4) UUPT.
3. Selenggarakan RUPS di tempat kedudukan Perseroan
Sesuai Pasal 76 ayat (1) UUPT, RUPS harus dilaksanakan di tempat kedudukan perusahaan untuk menghindari masalah administratif.
4. Batasi agenda hanya pada agenda tahunan
Hanya agenda tahunan yang boleh dibahas dalam RUPST. Topik lain harus dibahas dalam RUPS Luar Biasa (RUPSLB), sesuai Pasal 84 UUPT.
5. Hargai dan komunikasikan dengan pemegang saham mayoritas
Pemegang saham mayoritas memegang pengaruh besar. Pastikan komunikasi yang baik untuk menciptakan keputusan yang mencerminkan kepentingan semua pihak tanpa mengabaikan hak pemegang saham minoritas.
❌ Don’t
1. Mengabaikan prosedur dalam Anggaran Dasar
Mengabaikan prosedur yang ada dapat membatalkan keabsahan RUPS dan keputusan yang diambil.
2. Menambah agenda tanpa persetujuan pemegang saham
Penambahan agenda di luar yang tercantum dalam undangan hanya dapat dilakukan dengan persetujuan seluruh pemegang saham (Pasal 82 ayat (2) UUPT).
3. Menunda RUPS lebih dari 6 bulan setelah tutup buku
RUPST wajib dilaksanakan dalam 6 bulan setelah tutup buku, sesuai Pasal 62 ayat (1) UUPT. Jika hendak melakukan penundaan RUPS, sebaiknya
komunikasikan ke pemegang saham dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
4. Menggunakan notaris luar domisili perusahaan
Apabila Perusahaan hendak mengundang Notaris untuk menyusun Berita Acara RUPST, pastikan Notaris tersebut memiliki wilayah kerja atau tempat kedudukan yang sama dengan tempat kedudukan Perusahaan sesuai ketentuan UU Jabatan Notaris.
5. Mengabaikan potensi konflik antar pemegang saham
Mengabaikan dinamika antara pemegang saham mayoritas dan minoritas dapat menyebabkan ketidakstabilan dan risiko hukum.
