“Bu Lita, karyawan kami menolak di-PHK dan dari gesture-nya sepertinya perkara ini akan tereskalasi sampai Disnaker. Dalam kondisi seperti ini, saya sebagai HR harus menyiapkan apa ya, Bu?”

Pertanyaan tersebut disampaikan salah satu rekan praktisi HR kepada saya, yang kebetulan belum pernah menghadapi proses tripartit di Dinas Ketenagakerjaan.

Dalam praktik hubungan industrial, tahap tripartit atau mediasi bukan sekadar forum diskusi antara perusahaan dan pekerja, melainkan pada tahap ini, mediator mulai menilai bagaimana perusahaan menjalankan proses hubungan industrial, mengambil tindakan terhadap pekerja, serta mendokumentasikan seluruh proses tersebut secara benar.

Oleh karena itu, ketika terdapat potensi sengketa masuk ke tahap tripartit, HR perlu memastikan bahwa perusahaan tidak datang hanya membawa narasi, tetapi juga dasar prosedur dan dokumentasi yang kuat.

Mengapa Tahap Tripartit Penting bagi HR?

Banyak perusahaan masih menganggap mediasi di Disnaker sebagai formalitas sebelum perkara masuk ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Padahal, dalam praktik, proses mediasi sering menjadi momentum awal yang menentukan bagaimana posisi perusahaan dipandang oleh mediator maupun pihak pekerja.

Pada tahap ini, mediator tidak hanya melihat apakah pekerja melakukan pelanggaran atau tidak. Mediator juga akan menilai hal-hal sebagai berikut:

1. apakah perusahaan menjalankan prosedur hubungan industrial dengan benar;
2. apakah tindakan terhadap pekerja memiliki dasar yang jelas;
3. serta apakah seluruh proses telah terdokumentasi dengan baik.

Dalam banyak perkara PHI, kelemahan perusahaan justru tidak selalu terletak pada substansi tindakannya, melainkan pada lemahnya dokumentasi dan prosedur yang tidak dipersiapkan untuk diuji secara hukum.

1. Pastikan Proses Bipartit Sudah Proper

Dalam praktik, kelemahan perusahaan sering dimulai bahkan sebelum mediasi berlangsung. Dalam konteks ini, tidak sedikit perusahaan menjalankan bipartit hanya untuk memenuhi formalitas administratif, sementara risalah, undangan, dan pembahasan tidak terdokumentasi dengan baik. Padahal, Pasal 6 ayat (2) UU 2/2004 mensyaratkan bahwa risalah bipartit harus memuat identitas para pihak, pokok masalah, pendapat para pihak, dan hasil perundingan.

Oleh karena itu, HR perlu memastikan hal-hal berikut:

1. undangan bipartit terdokumentasi;
2. daftar hadir tersedia;
3. pembahasan dicatat secara jelas;
4. dan posisi perusahaan konsisten sejak awal.

Bipartit yang dilakukan secara proper akan membantu perusahaan menunjukkan bahwa upaya penyelesaian telah dilakukan secara patut sebelum sengketa masuk ke Disnaker.

2. Siapkan dan Kuasai Dokumen Hubungan Kerja

Mediator memiliki kewenangan meminta klarifikasi, keterangan, maupun dokumen terkait sengketa sebagaimana diatur dalam Pasal 10 ayat (1) huruf a dan b Permenakertrans 17/2014 jo. Pasal 12 ayat (1) UU 2/2004. Oleh karena itu, HR tidak cukup hanya memahami kronologi perkara, tetapi juga harus menguasai dokumen yang menjadi dasar tindakan perusahaan.

Dokumen yang perlu dipersiapkan oleh HR antara lain:

1. perjanjian kerja;
2. peraturan perusahaan atau PKB;
3. surat peringatan;
4. berita acara;
5. bukti pelanggaran;
6. bukti pembayaran hak pekerja;
7. hingga korespondensi terkait sengketa.

Dalam praktik, banyak perusahaan sebenarnya memiliki dasar tindakan yang kuat, tetapi posisinya melemah karena dokumen tidak tersusun secara sistematis.

3. Kelola Representasi Perusahaan di Forum

Perusahaan juga perlu menentukan sejak awal siapa yang akan hadir dalam forum mediasi, apa mandatnya, dan sejauh mana kewenangannya mengambil keputusan. Hal ini penting karena mediator berwenang menolak kuasa yang tidak memiliki surat kuasa khusus sebagaimana diatur Pasal 10 ayat (1) huruf e Permenakertrans 17/2014.

Selain itu, sering kali muncul inkonsistensi posisi antara HR, industrial relations, legal, maupun manajemen. Kondisi ini dapat memperlemah posisi perusahaan di hadapan mediator. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan:

1. terdapat PIC yang jelas;
2. seluruh pihak memahami posisi perusahaan;
3. dan komunikasi internal sudah selaras sebelum mediasi berlangsung;
4. jika PIC tersebut bukan pihak yang memiliki kewenangan mengurus urusan ketenagakerjaan perusahaan dan/atau pihak eksternal, maka siapkan Surat Kuasa Khusus.

4. Jaga Konsistensi Narasi Selama Proses

Dalam praktik, mediator sering melakukan klarifikasi awal sebelum sidang mediasi berlangsung. Pada fase ini, mediator mulai memahami duduk perkara dan membentuk pandangan awal terhadap sengketa. Oleh karena itu, HR perlu memastikan bahwa:

1. kronologi perusahaan konsisten;
2. tindakan yang diambil dan dilakukan perusahaan memiliki dasar kuat dan dapat dijelaskan;
3.  ruang lingkup sengketa tetap terarah.

Perubahan narasi antar pertemuan sering kali menjadi titik lemah perusahaan dalam mediasi maupun litigasi di Pengadilan Hubungan Industrial.

5. Pahami Konsekuensi Hasil Mediasi

Apabila dalam tripartit tercapai kesepakatan, hasil mediasi akan dituangkan dalam Perjanjian Bersama yang mengikat para pihak dan wajib didaftarkan ke Pengadilan Hubungan Industrial sebagaimana diatur Pasal 13 ayat (1) UU 2/2004. Sebaliknya, apabila mediasi gagal, mediator akan menerbitkan anjuran tertulis sebagaimana diatur Pasal 13 ayat (2) UU 2/2004. Dalam praktik, anjuran mediator sering menjadi salah satu referensi dalam proses litigasi berikutnya.

Oleh karena itu, setiap posisi, dokumen, dan respons perusahaan selama mediasi perlu dipertimbangkan secara hati-hati karena seluruh sikap perusahaan pada tahap mediasi berpotensi menjadi bagian dari pembuktian dalam proses PHI.

Ringkasan Praktis bagi HR

Pada akhirnya, forum tripartit bukan sekadar tahapan administratif sebelum perkara masuk ke PHI. Bagi HR, tahap ini merupakan momentum penting untuk memastikan bahwa seluruh tindakan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan secara prosedural maupun hukum.

Demikian, semoga bermanfaat!